Outsourcing er i kraftig vækst

Publiceret 2002

Af konsulent, cand.merc.aud. Lotte Schrøder Jeppesen  

Den traditionelle økonomistyring er under opbrud. Virksomhederne outsourcer i stigende hast økonomifunktionen som følge af en  øget konkurrence og mangel på kvalificerede medarbejdere. Udviklingen er hjulpet godt på vej af informationsteknologien, som gør det muligt at udskille og digitalisere arbejdsprocesserne. Det kommer vi til at se mere af, forudser professor Per Jenster.

- Ja, den store opmærksomhed på outsourcing i dag skyldes helt klart en skærpet konkurrence og større krav om effektivitet. Ingen tvivl om det, siger Per Jenster, som er professor ved Institut for International Økonomi og Virksomhedsledelse på Handelshøjskolen i København.

Outsourcing ændrer faste udgifter til variable udgifter, og det giver mulighed for besparelser. Der er store omkostninger ved at oprette og have en økonomifunktion. Ved at outsource opgaverne giver det en fleksibilitet, som ikke er mulig ved en traditionel økonomifunktion.  Det er især nyetablerede virksomheder, som i langt højere grad outsourcer. De nystartede virksomheder har set fordelen i ikke at have så store omkostninger med at få etableret en økonomifunktion. Administrationsomkostningerne skal udnyttes effektivt, og virksomheden skal i stedet have fokus på sine kernekompetencer. Virksomhedens kerneområder er ”det virksomheden relativt er god til, og som har afgørende betydning for virksomhedens langsigtede konkurrenceevne. Det vil sige, at aktiviteter, som ikke er værdiskabende, outsources til eksterne samarbejdspartnere”. [i]

IT-udviklingen åbner nye døre
Udviklingen i informationsteknologien gør det muligt, at arbejdsprocesserne i større udstrækning kan digitaliseret. Og det skaber grundlag for outsourcing.

- Informationsteknologien har skabt grundlaget for at tænke utraditionelt, når man skal tilrettelægge økonomifunktionen. IT-udviklingen har medført, at virksomhedens aktiviteter og forretningsprocesser kan udskilles og digitaliseres. Arbejdsrutiner, som før var en fast bestanddel af økonomistyringen, kan nu med stor fordel outsources, fastslår Per Jenster.

Fra at være en intern driftsfunktion er IT nu blevet en del af virksomhedens strategiske forretningsledelse. Ledelsens strategiske overvejelser går derfor på, hvordan virksomheden kan få adgang til den bedst mulige IT-funktion gennem samarbejde med eksterne partnere.

- Det der før var en funktion i virksomheden, er nu en digital serviceydelse, som man køber ude i byen. Det vil vi se mere af fremover, understreger Per Jenster.

De såkaldte Application Service Provider-løsninger, hvor virksomheden lejer komplet IT-funktionalitet direkte over Internettet, er i stor vækst. Man outsourcer komplette løsninger og har ikke længere ansvaret for drift, vedligeholdelse og opdatering af økonomisystemet. Virksomhederne kan i samarbejde med den eksterne partner tilrettelægge og udvikle deres egne forretningsprocesser og ledelsesinformation. ASP-konceptet er fremtidens virtuelle markedsplads. Virksomheden har ikke kun mulighed for samarbejde og outsourcing med den tilknyttede samarbejdspartner, men kan også trække på andre branchespecifikke serviceydelser end lige økonomistyring eksempelvis logistik.[ii]

-ASP-løsningerne er populære, fordi insourcing-virksomhederne tilbyder et totalkoncept lige fra udlejning, service, opdatering og vedligeholdelse af økonomisystemet. Hele finansfunktionen kan komme op at køre på no time, siger Per Jenster.

IT-udviklingen og den øgede konkurrence er ikke de eneste faktorer, der skubber til øget outsourcing. Manglen på kvalificeret arbejdskraft påvirker også tendensen.

Svært at skaffe kompetente medarbejdere
Udviklingen viser, at det bliver sværere at skaffe kvalificeret arbejdskraft. Ifølge Per Jenster gør det i stigende grad outsourcing nødvendig. Mindre virksomheder har ikke råd til at ansætte kompetente medarbejdere, og hvis de så gør det alligevel, får de typisk ikke nok ud af det. En væsentlig problemstilling for mindre virksomheder er, at de er sårbare i perioder med sygdom, barsel og ved genansættelse af nøglemedarbejdere. Økonomifunktionen kan være svækket i længere perioder, inden den rette medarbejder er fundet. Så i takt med at normen ændres for hvilke funktioner, der bør være i en virksomhed, vil outsourcing-tendensen stige forudser professoren.

- Ja, virksomhederne søger i større udstrækning at løse personalebehovet gennem eksterne samarbejdspartnere. Kantinedrift, rengøring og human ressource opgaver har i flere år været almindelige områder at outsource. Dette har en afsmittende effekt på, hvilke opgaver og funktioner man fysisk forventer skal være i virksomheden, pointerer Per Jenster.

Han mener ligeledes, at det kan være attraktivt for medarbejderne i økonomifunktionen, når de outsources. De bliver ansat i et rådgivningsfirma, hvis speciale er deres fagområde. Der bliver lettere adgang til nye kompetence- og uddannelsesmuligheder, og man arbejder nu med ligesindede, der kan løfte det faglige niveau og være til fælles faglig sparring. Fordelen ved outsourcing på personaleområdet er derfor stor.

Strategiske overvejelser
- Aftalegrundlaget skal være klart. Ledelsen skal nøje specificere hvilket omfang og kvalifikationsniveau, de ønsker i løsningen af de administrative opgaver, understreger Per Jenster.

Inden virksomheden underskriver outsourcing-kontrakten, skal ledelsen være opmærksom på, at der overdrages viden til en ekstern partner. Der opstår nye krav til færdigheder og kompetencer hos ledelsen, når virksomhedens viden bliver delt mellem ansatte og eksternt tilknyttede samarbejdspartnere. Arbejdsrutiner ændres, og forretningsgange fornyes. Det er derfor nødvendigt, at der søges nye veje til at maksimere den viden, som forankres i virksomheden og herefter at få de konkurrencemæssige fordele ud af det. Ophør af outsourcing eller skift til en ny ekstern samarbejdspartner er helt nye problemstillinger, som kan påvirke virksomhedens konkurrenceevne. Det skal derfor være helt klart, hvordan virksomheden står i tilfælde af ophør af samarbejdet.

- Hvis rådgiveren går konkurs, og virksomheden stopper sin serviceydelse, skal de kontraktlige retningslinjer være klare og præcise, råder Per Jenster.

Outsourcing-servicen er stadigvæk så ny, at man endnu ikke har  tidligere tilfælde, der viser, hvordan problemstillingen ved ophør løses. Professor Per Jenster er ikke i tvivl om, at outsourcing vil fortsætte med at vokse, men den vil ikke være entydig. Der vil dog altid være virksomheder, som vælger den traditionelle økonomistyring med fastansatte medarbejdere.

Til toppen

SCHRØDER|ØKONOMI  J.P. Nielsensvej 1 8410 Rønde.  Mail: info @schroder-okonomi.dk   T: 21483435