IT outsourcer økonomifunktionen

Publiceret 2002

Af konsulent, cand.merc.aud. Lotte Schrøder Jeppesen  


 IT er blevet en digital serviceydelse, der sprænger de hidtidige rammer for, hvordan virksomhedens arbejdsfunktioner kan tilrettelægges. Udviklingen i informationsteknologien gør det muligt at udskille og digitalisere arbejdsprocesserne. Og det er grundlaget for, at virksomhederne i stigende omfang outsourcer økonomifunktionen.

Arbejdsrutinerne i økonomi- og regnskabsfunktionerne udskilles og digitaliseres som aldrig før. Det sker som en følge af udviklingen i informationsteknologien. Arbejdsrutiner, som før var en fast bestanddel af økonomistyringen, kan nu med fordel udskilles og digitaliseres. Når økonomifunktionen outsources, bliver administrationsomkostningerne fleksible. Outsourcing ændrer faste udgifter til variable udgifter og det giver mulighed for besparelser. For nystartede virksomheder og virksomheder i vækst kan det være svært at styre det mest optimale ressourcebehov i økonomifunktionen. Ved at outsource har virksomheden kun det træk på ressourcerne, der er behov for. Kravet om øget fokus på kerneområderne og udviklingen i informationsteknologien har derfor fået mange virksomheder til at se store muligheder i at outsource økonomifunktionen.[i] Skærpet konkurrence nødvendiggør, at virksomhederne fokuserer mere og mere på deres kernekompetencer. Konstante forandringer i kunde- og markedsforhold stiller større krav til, at virksomhederne kan præstere en effektiv drift. Ressourcerne skal udnyttes og optimeres fuldt ud samtidig med, at virksomheden skal have fokus på sine kernekompetencer. Virksomhedens kerneområder er ”det virksomheden er relativt god til, og som har afgørende betydning for virksomhedens langsigtede konkurrenceevne. Det vil sige, at de aktiviteter som ikke er værdiskabende, outsources til eksterne samarbejdspartnere”.[ii]

ASP-løsninger
Når virksomheder vælger outsourcing-strategien, er det ikke længere nødvendigt at investere i dyrt IT-udstyr, software og IT-personale for at kunne få den ønskede administrative funktionalitet. De såkaldte Application Service Provider-løsninger gør det muligt for virksomheden at leje komplet IT-funktionalitet direkte over Internettet. ASP-konceptet er en virtuel markedsplads, hvor virksomhederne har adgang til en lang række serviceydelser. Der er ikke kun mulighed for at samarbejde og outsource administrative funktioner med den tilknyttede samarbejdspartner, man kan også trække på andre branchespecifikke serviceydelser end lige økonomistyring eksempelvis logistik.[iii]

Med en ASP-løsning kan virksomheden tilrettelægge sin ledelsesinformation efter behov og er ikke afhængig af dyre tilpassede økonomisystemer. Man undgår store etableringsomkostninger både til IT-udstyr og opsætning og vedligeholdelse af systemet. Alt IT-ansvar outsources, og via Internettet har virksomheden adgang til hele dens datagrundlag. ASP-løsningerne er efterspurgte, fordi insourcing-virksomhederne tilbyder et totalkoncept lige fra udlejning, service, opdatering og vedligeholdelse af systemet. ASP-konceptet forventes derfor en stor fremtid i Danmark.[iv]

IT -fordele ved en outsourcet økonomifunktion
Når økonomifunktionen outsources, er det typisk til standardiserede netværksløsninger. De konkurrencemæssige fordele ligger ikke i, hvilket økonomistyringssystem man vælger. Tværtimod skal fordelene findes i, hvor dygtig ledelsen er i at udnytte de informationer, som økonomisystemet indeholder. Konstante forandringer gør, at tilpassede IT-systemer sjældent er det mest optimale. De tager for lang tid at udvikle, og når de så virker efter hensigten, er fokus allerede rettet mod nye mål. Undersøgelser har vist, at det er vanskeligt at opnå varige konkurrencemæssige fordele ved et skræddersyet økonomistyringssystem.[v] Konkurrencefordelen ligger snarere i at tilrettelægge og optimere virksomhedens forretningsmæssige processer og rutiner på en sådan måde, at den til enhver tid er fleksibel, effektiv og tilpasset efter virksomhedens behov. 

Strategiske overvejelser
Fra at være en intern driftsfunktion er IT nu blevet en del af virksomhedens strategiske ledelsesredskab. IT har traditionelt været en support i virksomheden, som sikrede drift og vedligeholdelse af system og datagrundlag. Ved outsourcing går ledelsens strategiske overvejelser derimod på, hvordan virksomheden kan få adgang til den bedst mulige IT-funktion gennem samarbejde med eksterne partnere. Det der før var en intern funktion i virksomheden, er nu blevet en digital serviceydelse, som man køber af samarbejdspartnere. De nye muligheder for at anskaffe IT som en ekstern serviceydelse betyder, at IT fremover bliver en central del af virksomhedens forretningsstrategi, der kortlægger, hvordan processer og arbejdsfunktioner skal tilrettelægges.

De kommer under stor forandring, når dele af virksomhedens administrative rutiner outsources. Det stiller nye krav til ledelsens kompetencer, når virksomhedens viden bliver delt mellem ansatte og eksternt tilknyttede samarbejdspartnere. Det er derfor vigtigt, at der søges nye veje til at maksimere den viden som forankres i virksomheden og herefter få de konkurrencemæssige fordele ud af det.[vi] Outsourcing skal ske som en del af virksomhedens samlede strategi om en fleksibel og tilpasset organisation. Og ledelsen skal i højere grad vælge styringsværktøjer, som understøtter ideen om en fleksibel organisation.

Mindre og mellemstore virksomheder outsourcer
Det er ikke branchebestemt hvilke virksomheder, som ønsker at lægge deres økonomifunktion i eksterne hænder. Dog er det især de små og mellemstore handels- og servicevirksomheder, som ser fordelene ved at outsource. De høster derved de samme fordele med effektivitet, faglig kompetence og fleksibilitet i økonomifunktionen, som de større virksomheder har. Udviklingen viser, at de mindre og mellemstore virksomheder får svære og svære ved at tiltrække kvalificeret arbejdskraft, og endelig har de mindre virksomheder ofte ikke råd til at ansætte kompetente medarbejdere. Denne udvikling skubber også til, at flere af de mindre og mellemstore virksomheder vælger at outsource de administrative rutiner.

Ved outsourcing bliver økonomimedarbejderne typisk ansat hos den eksterne samarbejdspartner. Det er der fordele ved. De bliver ansat i et rådgivningsfirma, hvis speciale er deres fagområde. Muligheden for faglig sparring, udvikling og videreuddannelse kan derfor løfte det faglige niveau. I de mindre virksomheder sidder regnskabs- eller økonomichefen ofte alene med mange problemstillinger. Når de indgår som en del af det eksterne rådgivningsfirma, er muligheden for faglig sparring større, og virksomheden får dermed også fordele af en vigtig udveksling af erfaringer.

Til toppen

SCHRØDER|ØKONOMI J.P. Nielsensvej 1 8410 Rønde.  Mail: info @schroder-okonomi.dk   T: 21483435