|
Business
Intelligence er også for mindre virksomheder
Publiceret
2007
Af
konsulent, cand.merc.aud. Lotte Schrøder Jeppesen
Adgangen
til billige softwarelicenser på nettet er i stærk vækst. Det
betyder, at også mindre virksomheder med fordel kan implementere en
Business Intelligence–løsning. Og her er revisor en vigtig
sparringspartner.
Meget
værdifuld viden ligger spredt rundt i virksomheden. Regnskabs- og økonomital
i ERP-systemet, kunde- og salgstal hos sælgeren og nøgletal på
produkter og ydelser et helt tredje sted. Der kan være store
forretningsmæssige fordele ved at få overblik over data, nøgletal
og udviklingstendenser. At få gennemsigtighed i den værdifulde viden
kan gøres med et af tidens meget omtalte ledelsesværktøjer:
Business Intelligence (BI). Værktøjet giver mulighed for analyse af
alle forretningsinformationer på tværs af databaser og afdelinger i
den mindre virksomhed.
-
Ofte forbinder man BI med kostbare implementeringer og store
investeringer i software og support. Sådan behøver det imidlertid
ikke at være. Mindre virksomheder kan også få de samme fordele ved
gennemsigtighed i ledelsesinformationerne, som de større virksomheder
har, fortæller direktør Thomas Peter Berntsen fra it- og
konsulentvirksomheden Translucent Technologies.
I
modsætning til de udenlandske virksomheder har de mindre danske
virksomheder endnu ikke fået øjnene op for fordelene, men det vil de
uden tvivl få, mener han.
Stigende
interesse
Det er billig og i mange tilfælde gratis adgang til
softwareprogrammer på nettet også kaldet Open Source, der vender
udviklingen og gør det profitabelt for selv mindre virksomheder at gøre
brug af BI. De fleste virksomheder har samlet deres it-systemer ét
sted og vil derfor kunne få fordele af en Open Source BI-løsning.
Systemer, der tidligere var autonome i virksomheden, er nu ofte koblet
op på fælles netværk og servere.
-
Datatilgængeligheden er langt bedre end tidligere, hvor dataene lå
spredt rundt i virksomheden i forskellige systemer, der ikke var
sammenkoblede. Den grundlæggende teknik er nu på plads, og det gør
det langt billigere og dermed mere attraktivt at bruge en BI-løsning
specielt baseret på Open Source teknologier, fastslår Thomas Peter
Berntsen.
En
BI-løsning giver overblik over data, nøgletal og udviklingstendenser
og skaber en langt større gennemskuelighed i værdifuld viden, som gør
den særdeles anvendelig som ledelsesværktøj. Virksomhedens kunder
kan eksempelvis være repræsenteret forskelligt i de forskellige
it-systemer i organisationen, og der opstår ofte divergens i tallene.
Men salgstal, debitoromsætning og kundedata skal være ens, uanset
hvor man henter dataene. Her vil en BI-løsning ifølge Thomas Peter
Berntsen kunne normalisere dataene og gøre dem ensartede og
konsistente. Og et sikkert datagrundlag giver en bedre
forretningsforståelse, når virksomheden kan analysere data og
forklare statistiske sammenhænge.
Forudsætninger
Men der er nogle forudsætninger, som skal være opfyldt, for at den
mindre virksomhed kan få fordelene af en BI-løsning.
Forretningsmodellen skal være klar. Ledelsen skal gøre sig klart,
hvad den vil rapportere, og hvilke områder og kritiske nøgletal –
KPI’er, der er væsentlige at få information om. Det skal også
overvejes hvilket abstraktionsniveau, man vil have. Hvor starter vi,
og hvor langt ned i detailniveau, vil man kunne søge data, hører også
med til nogle af de allervigtigste spørgsmål, der skal stilles,
inden virksomheden for alvor kaster sig ud i implementeringen.
-
Ja, man skal på forhånd kunne uddybe hvilke informationer, man gerne
vil kunne trække ud. Teknisk set findes der næsten altid en løsning.
Det er kun antallet af timer til implementering, der afgør
udformningen af den. Derfor er en klar forretningsmodel og et gennemtænkt
detailniveau i dataene det vigtigste, understreger Thomas Peter
Berntsen.
ERP-systemet
er et af de afgørende led i fødekæden af data til en BI-løsning.
Hvis datakvaliteten og datakonsistensen i de eksisterende systemer
ikke er i top, vil det ifølge Thomas Peter Berntsen være
problematisk at nå de succeskriterier, man normalvis kan stille til
en BI løsning. I en sådan situation vil regneark være et bedre værktøj.
-
Der skal også afses den nødvendige tid til implementeringen. Hvis
man ikke har det, er det svært at få ejerskab i hele organisationen.
Tallene og rapporterne skal videre fra it-chefens bord ind til
ledelsen, da en BI-implementering ikke er et it-projekt, siger han.
Økonomisk
kan der være faldgruber. Mange virksomheder har stor fokus på
produktnavne og vælger
dyre produkter og databaseløsninger frem for at bruge penge på
konsulenthjælp til implementering af BI med det rigtige forretningsmæssige
fokus.
Revisor
med på råd
Det er en god idé, at virksomheden får revisor med på råd, når
den skal implementere BI. Revisor kender forretningsområderne og
hvilke tal, der er relevante for ledelsen at agere på.
-
Ja, det er vigtigt at få alle de kompetencer ind over projektet, som
kender til virksomhedens forretningsområde. Og her vil virksomhedens
revisor være en god rådgiver. Hvis virksomheden ikke trækker på
professionel rådgivning, kan den risikere at få et forkert fokus.
Ledelsen, der bruger informationerne og overvåger de enkelte målepunkter,
træffer i værste fald afgørelser på et forkert grundlag, siger
Thomas Peter Berntsen.
Fremtidsperspektiverne
- Open Source programmerne er ved at nå en væsentlig modenhed, så
man bør overveje dem på lige fod med de kommercielle og kendte
produkter. It-løsningen er ikke det vigtigste. Det afgørende er
brugen og dermed det output, som man får, tilføjer Thomas Peter
Berntsen.
Open
Source-værktøjerne bliver mere og mere brugervenlige og tilgængelige.
Kravene til den tekniske forståelse bliver mindre, fordi brugen af
programmerne er orienteret mod slutbrugeren. Open Source
BI-programmerne har det til fælles, at de holder sig til vedtagne
standarder i for eksempel brugerflade, så man som bruger kan genkende
de forskellige funktioner fra andre it-produkter. Thomas Peter
Berntsen forudser derfor stor vækst i Open Source teknologierne, når
virksomhederne for alvor for øjnene op for de mange fordele.
Business
Intelligence er ikke længere forbeholdt store virksomheder. Billige
softwarelicenser åbner mulighed for, at mindre virksomheder også kan
få fordele af tidens meget omtalte ledelsesværktøj, mener Thomas
Peter Berntsen, der er direktør for it- og konsulentvirksomheden
Translucent Technologies.
Translucent
Technologies blev grundlagt i Vejle i 2001 af Thomas Peter Berntsen,
og it-virksomheden har siden foråret 2006 haft adresse i Frichsparken
i Århus. Translucent Technologies tilbyder løsninger og
konsulentydelser inden for videndeling, samarbejde, business
intelligence og e-learning.
Til toppen
|
